Why Contactually sucks! – Finger weg!

Executive summary in English:
Do not use Contactually! This software really sucks, has many bugs, a very bad support and promises needed features for months now. It’s a waste of time and money. Even COO Tony Cappaert seems not to believe in his own product. (Some more details after the German part.)
The only(!) good thing they have is the scale mail feature. Could any other software vendor please add this to their solution? Thanks!

UPDATE 2015-04-10: If you still need a reason why you should NOT use Contactually: Tony limited my account so important features are gone and will close it in ten days. So the third day in a row I can’t really work with my most important asset: My contacts. Reaction like a child, not like a COO. Congratulations!
Wenn du noch einen Grund suchst, deinen Contactually-Account möglichst bald zu kündigen, hier kommt er: Tonys Reaktion auf meine Beschwerde war ein limitieren meines Accounts mit der Ankündigung ihn in 10 Tagen zu schließen. Damit habe ich nun zum dritten Tag in Folge keinen vollständigen Zugriff auf wichtige Funktionen für meine Arbeit! So reagiert ein kleines trotziges Kind, aber nicht ein COO.

Offen gestanden mag ich sie nicht, diese Beschwerde-Blogposts. Daher habe ich das schon sehr lange nicht mehr gemacht. Aber der amerikanische Software-Anbieter Contactually hat sich meine Missgunst über Monate mühselig erarbeitet, so dass ich diese Arbeit einfach würdigen muss. Und dabei reden wir nicht nur von ahnungslosen Supportern: Selbst als ich dem COO Tony Cappaert die untenstehende Liste der Probleme seiner Software schicke, antwortet er mir sinngemäß, dass ich doch einfach einer andere Software nutzen solle. Sollte seine Aufgabe nicht sein, sein Team anzuhalten die Bugs schnellstmöglich zu fixen und dringend nötige Funktionen bald einzubauen? Also wenn der COO nicht mal an sein Produkt glaubt, warum solltest du das tun?

Zugegeben, die Ideen und Konzepte hinter Contactually sind genial. Ich vermute das Problem ist, dass man davon zu geblendet ist um noch erkennen zu können, dass folgende Probleme dazu führen, dass die Software weit entfernt von „sinnvoll“ und „nutzbar“ ist.

Einige diese Punkte liegen dem Unternehmen vor, seit ich Kunde bin. Für viele wurde mir Abhilfe versprochen. Teilweise vor Monaten. Passiert ist nichts. Statt dessen häufen sich in der letzten Zeit Fehler und Bugs, die weder erklärbar noch hinnehmbar sind.

Hier mal die unvollständige Liste, warum du deine Finger von Contactually lassen solltest:

• Support nur zu US-Arbeitszeiten. Vor 14 Uhr bekommst du gar keinen Support. Selbst dann wenn du (wie einige Nutzer heute) die Software gar nicht nutzen kannst, weil kein einziger Kontakt angezeigt wird. Ach ja. Gestern war es nur fast so schlimm. Das wurden mir 40 meiner 3500 Kontakte angezeigt. Dumerweise waren es nicht die, die ich gerade brauchte.
• Generell ist der Support meiner Erfahrung nach inkompetent und hilft meistens nicht weiter. Andere Nutzer berichten, dass sie keine Antwort erhalten. Auch das ist mir nicht unbekannt.
• Ein Beispiel: Ich meldete einen kritischen Bug vor 10 Tagen. Es wird immer wieder meine alte E-Mail-Signatur eingesetzt. Seit dem kann ich de fakto keine Mails über das System versenden. Reaktion: Keine.
• Die Usability lässt zum Teil extrem zu wünschen übrig. Klickst du zum Beispiel auf die E-Mail-Adresse eines Kontakts wird nicht dort hin eine E-Mail generiert sondern an dessen Haupt-E-Mail-Adresse. (Die das System errät. Festlegen kannst du sie nicht.)
• Deine Kontakte werden aus deinen Mails importiert. Dabei kann man Adressen wie support@, sales@ und so weiter nicht blockieren. Sie müllen deine Kontaktliste zu und müssen manuell gelöscht werden. Und das nach jeder Mailkontakt mit der betreffenden Adresse!
• Man kann mehrere E-Mail-Adressen pro Person hinterlegen. Im Gegensatz zu Adressen und Rufnummern, aber ohne Angabe, welche davon beruflich, privat, etc. ist. Auch kann keine Hauptadresse hinterlegt werden. Veraltete E-Mail-Adressen können auch nicht markiert werden und werden gerne mal aus LinkedIn und Co importiert (wenn sie da nicht aktualisiert wurden).
• Selbstverständlich gibt es keine Möglichkeit eine Person komplett für den Versand von E-Mails zu sperren. Wer könnte auch auf die Idee kommen einen solchen Kontakt zur Strafe nicht sofort zu löschen sondern dennoch als Kontakt weiter führen zu wollen. (Zur Erinnerung: Man kann ja auch noch telefonieren oder sich persönlich sprechen.)
• Die Synchronisierung zu Google Kontakten hat bei mir leider noch nie funktioniert. (Das ist kein Verbesserungsvorschlag sondern ein Bug einer Funktion. Aber angeblich sind ja alle meine Punkte nur Vorschläge.)
• Es gibt keine Template-Engine für den E-Mail-Versand aus Contactually. Es ist statt dessen nur ein Einsetzen von Variablen möglich. Damit sind selbst simpelste Abfragen à la „setze hier den Satz … ein, wenn der Kunde mit produkt123 getaggt ist“ nicht möglich.
• Damit sind die „Templates“ für den deutschen Sprachraum nicht nutzbar. Weder kann zwischen Du und Sie unterschieden werden noch zwischen Mann und Frau. Selbstverständlich gibt es für Du und Sie kein Feld in Contactually. Das kann man bei einem US-Startup noch akzeptieren. Aber das man noch nicht mal Frauen und Männer unterscheiden kann fällt für mich in die Kategorie Kopfschütteln. (Mal als Beispiel: Offen seit Januar 2014.)
• Ein absolut unwichtiges Feature ist der Geburtstag einer Person. Das gehört keinesfalls in eine Kontaktverwaltung. Daran hält sich auch Contactually auf jeden Fall. (Man stelle sich Scale Mail mal in Kombination mit dem Geburtstag vor: Man könnte innerhalb 5 Minuten echte persönliche E-Mails an alle Kontakte senden, die in den nächsten zwei Wochen Geburtstag haben. Aber so etwas effizientes will doch auf keinen Fall jemand haben, oder?)
• Für den deutschen Sprachraum ist eine Xing-Anbindung unabdingbar. Also ich auf die Millionen User verwies versprach man mir, dass man das auf jeden Fall einbauen würde. Das war irgendwann Frühjahr 2014 oder so…
• Editieren per Bulk-Edit – wo kämen wir denn dahin! Auch wenn sich das die User seit Novmeber 2013 wünschen…
• Die geniale Scale-Mail-Funktion ist auf ungeniale 300 Mails pro Tag limitiert. Es gäbe E-Mail-Server die nicht mehr Mails pro Nutzer versenden würden. Das mag stimmen, meiner gehört nicht dazu. Also warum werde ich auf 300 Mails limitiert?Wwieso schaltet man mich auf expliziten Hinweis nicht für mehr frei? Und warum verheimlich man mir das Limit bis ich es selbst entdecken muss? (Alleine der Versand meiner Weihnachtsgrüße dauert dadurch zwei Wochen! Hallo?)
• Man kann Benutzerspezifische Felder hinzufügen. Aber hey, die will doch nun wirklich niemand durchsuchen, oder? Wozu das denn?
• Logik in der Suche wäre natürlich auch zu viel verlangt. Volltextsuche in Kombination mit Buckets und Tags ist machbar. Aber das ich das näher spezifiziere? Undenkbar! Und bitte schon gar nicht so etwas wie „tag:a AND NOT tag:b“. Das würde ja intelligente Kunden voraussetzen.
• Diverse Kontakte darf ich alle 2-3 Tage immer wieder in der selben Konstellation zusammenführen. Wo auch immer das wieder Daten verloren gehen, will ich gar nicht wissen.

Der einzige Grund warum ich mich damals für Contactually entschied ist Scale Mail. Das wäre wenn man von den zahlreichen Einschränkungen oben absieht, ein absolutes Killer-Feature. Ist es aber nicht.
Sobald dieses ein anderer (für mich relevanter) Anbieter implementiert, hat der mindestens einen neuen Kunden: Mich.

English (and shorter version):

Here is my list of open issues and missing feature which make Contactually useless. Sending that list to COO Tony Cappaert his reaction was that he recommends to use another software. Instead of asking his team to fix the bugs and add at least some oft he urgent features needed. If the COO obviously does not believe in his software: Why should you?

• No service during some EU business hours at all.
• Updates seems to get implemented after US working hours. If that fails EU users can’t use the system for half a day because no support is available to report that.
• In general: Very bad service when you reach them finally. Issues remain unanswered (examples see below) for days or weeks. Even critical ones. (Like being unable to send emails through your CRM. This is just an optional feature, is it?)
• Can’t block contacts from being imported. Importing all emails, including rubbish like sales@, support@, … No solution for this.
• Can’t flag email addresses. Neither as “office/work/…” like the address or phone number. Neither as „old/inactive/obsolete“. This is a must have!
• Contacts from buckets are not exported to google. (No Tony: This is not a suggestion. It is a “feature” which does not work!)
• No template engine just a insert some field values method. (reported January 2014)
• No „opt out“ function for people who don’t want to get emails but you want to keep that person in the contact list.
• No male/female field (reported February 2014)
• No bulk edit
• No Xing-Connector (The German LinkedIn, NEEDED!!! for Germany, approx. 8 million Xing users here! Implementation was promised months ago but guess what happened…)
• Limit for scale mail to 300 mails each day. Some mail servers might be limited to that. Mine is not. So why the hell I am limited to 300 mails? And why don’t you tell your customers in the limitation – sorry – feature list? (Sending my seasons greetings will last two weeks with that limitation!!!)
• No birthday field and no „send bulk mail for all next weeks birthdays“.
• No search on custom fields.
• No logic operators in search like AND, OR, NOT. No search in specific fields. Like “tag:a AND NOT tag:b” or “firstname:John AND tag:b”.
• Too many bugs like the following examples…
• Missing contacts for tow half days in a row now.
• Click on the email address open email popup with default email address. (instead of the one you clicked on.)
• Merging contacts often doesn’t work. (Contacts appear again to be merged after a few days.)
• Since 10 days I get my old email signature. That means I can not sent emails for 10 days now. (Yeah, that does not matter at all. Why should the Contactually support answer on that?)

The only really good thing about Contactually is the “Scale Mail” function. The first competitor (which fits for my business size) adding that feature has at least one new customer: Me.