Da die wenigsten Leser die GVS, kurz für GasVersorgung Süddeutschland, kennen, möchte ich diese zunächst kurz vorstellen: Es handelt sich um einen in Stuttgart ansässigen großen Energieversorger, der vornehmlich Stadtwerke in Süddeutschland und dem angrenzendem Ausland mit Erdgas versorgt. Gesellschafter sind die EnBW und die italienische Eni. Einmal jährlich wird die sogenannte Marketingtagung über zwei Tage durchgeführt, an der die Kunden (Geschäftsführer bzw. Marketingleiter) teilnehmen.

Bislang wurde die Marketingtagung klassisch mit Rednern bestritten. Dieses Jahr sollte das erste Mal der zweite Tag im Barcamp-Format durchgeführt werden. Es wurde auch direkt „Barcamp“ genannt, während ich hier etwas wie „GVS-Camp“ oder so als Name besser gefunden hätte, da „Barcamp“ selbst eigentlich für die Themenwelt Internet und Social-Media steht. Da das aber bereits so kommuniziert wurde, haben wir den Namen so belassen.

Durchgeführt wurde die Marketingtagung mit dem Barcamp der GVS in Maritim Hotel in Stuttgart. Das schafft natürlich schon eine sehr gehobene Atmosphäre mit entsprechendem Konferenzräumen, Catering und Getränken. Gerade in einem solchen Umfeld würde ich das auch empfehlen, da wir uns hier voll auf die Tagungstechnik und Ausstattung des Hotels verlassen konnten und nicht noch extra Beamer leihen oder ähnliches organisieren mussten.

Für die Kommunikation im Vorfeld haben wir ein Video erstellt, in dem ich kurz erkläre, was ein Barcamp ist und warum wir den zweiten Tag in diesem Format durchführen möchten. Auch wurde in der Kommunikation ausführlich beschrieben um was es geht und der Freitag zum „Krawatten-Frei-Tag“ umdeklariert um eine etwas ungezwungenere Atmosphäre zu schaffen.

Wichtig war auch, dass wir im Vorfeld gezielt einige barcamperfahrene Teilnehmer angesprochen hatten mit der Bitte, eine Session „mitzubringen“. Das ist natürlich normal nicht üblich, was aber ein wie wir später gesehen haben, ein wichtiger Teil in einem solchen Umfeld. Auch ich hätte noch ein oder zwei Sessions in petto gehabt, um ein möglicherweise zu kleines Programm noch zu ergänzen.

Nach dem ersten Tag der Marketingtagung, war es am zweiten Morgen meine Aufgabe, den TeilnehmerInnen das Konzept und die Idee eines Barcamps zu erläutern. Insgesamt hatten wir vier Räume und zwei Zeitslots zur Verfügung, also insgesamt acht Sessions. Nach meiner Einführung haben wir zunächst problemlos eine klassische Vorstellungsrunde mit Namen und drei Tags durchgeführt.

Das erste Mal ins Stocken kam ich, als ich anschließend die Sessionplanung erklärte. Auf meine Aufforderung, dass man doch nun für seine Sessions nach vorne auf die Bühne kommen möge, passierte nämlich erst mal nichts. Die Hürde war also doch erst einmal vorhanden, sich so aktiv einzubringen. Daraufhin forderte ich Robert Weißgräber (einen erfahrenen Barcamper von Lightwerk, die zahlreiche Barcamps sponsern) auf, eine Session vorzustellen. Er stand kaum richtig um zur Bühne zu kommen, da folgten bereits die anderen Teilnehmer. Es ging also nur darum, die Hürde durch eine Person zu überwinden, danach lief es „von alleine“. So kamen auf Anhieb sieben Sessions durch etwa 30 Teilnehmer zustande. Auf meine Frage in die Runde, ob es noch weitere Wünsche gäbe, wandelten wir die Frage einer der Teilnehmerinnen in eine letzte Session um und hatten so ein volles Sessionbord.

Nach der Sessionplanung kümmerte ich mich um eine Kopie der Sessionwall für zwei Räume die etwas abseits lagen und schaute, dass dort die Sessions anliefen. Anschließend kam ein zweiter Stocker für mich persönlich, da die eigentlich mit einem Thema besetzte Lobby komplett leer war als ich zurück kam. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass die beiden anderen Gruppen den großen Saal teilten, da es in der Lobby leider etwas zu laut war. Obwohl in diesen beiden Gruppen keine barcamperfahrenen TeilnehmerInnen mit von der Partie waren, saßen beide Gruppen in allerbesterer Barcamp-Art zusammen um je einen langen Tisch und waren fleißig am diskutieren.

Das dieses Format Teilnehmer sofort für sich begeistern kann, zeigte sich zum Ende beider Sessionslots. Es wurde so eifrig diskutiert, dass ich kaum in der Lage war, die Teilnehmer zum beenden der Session zu bewegen. Wie erwartet, war der „Funk des Barcampgedanken“ problemlos auf alle Teilnehmer übergesprungen. Im Anschluss gab es eine kurze Abschlussrunde und sowohl im persönlichen Gespräch als auch schriftlich sehr viel positives Feedback für diese neue Art der Marketingtagung.

Obwohl auch bei der GVS intern Personen wussten, wie ein Barcamp durchgeführt wird, halte ich die Entscheidung für sinnvoll, bei einem solchen Firmen-Barcamp einen externen Berater und Moderator hinzuzuziehen. Es hilft aus meiner Sicht vorhandene Strukturen und Hierarchien zu durchbrechen, weil man unabhängig ist. Gerade auch als Experte für dieses Format vorgestellt zu werden, hilft Vertrauen bei den TeilnehmerInnen zu schaffen und trägt so zum Gelingen bei.

Ich freue mich über dieses wunderbare Beispiel für den Erfolg eines solchen firmeninternen Barcamp bei der GVS und gratuliere dem dortigen Team zu der Entscheidung, die Marketingtagung in Richtung eines Barcamps zu entwickeln. Dieser Mut und diese Innovationskraft vermisse ich an anderen Stellen.

Wer selbst ein solches Barcamp durchführen möchte, kann mich dazu natürlich sehr gerne als Berater und Moderator buchen. Einfach per E-Mail anfragen.