BarCamp Bodensee: Abschluss-Session über BarCamp-Organisation
Damit ich hier auf dem BarCamp Bodensee auch mal noch einen Mitschrieb mache:
- Es ist gut eine schöne Location zu haben. Eben nicht nur Technik, sondern hier auch die Natur. Lehre aus z.B. US-BarCamps.
- Lokale Personen auch für die Abendveranstaltungen dabehalten. Hilfreich: Eine Lokation für die gesamte Veranstaltung. Essen am selben Ort und so weiter.
- Sessionräume sollten sehr schnell zu wechseln sein.
- Freie Übernachtungen (zusammen übernachten, soll noch mehr werden nächstes Mal) und Fahhräder sind cool.
- Man sollte zu Sponsoren einen persönlichen und direkten Draht haben. Erst Freunde fragen, weil man mit denen Probelem viel besser lösen kann.
- Securtiy Crowd Sourcing und "Profis" am Abend war kein Problem, auch für die Location. wurde von der Lokalität und der Versicherung problemlos akzeptiert.
- Menge für Essen und Getränke sind schwer einzuschätzen. Hier hatten wir deutlich weniger Verbrauch als geplant war.
- Auf den Namensschildern Platz für URL, Nickname/Twitter-Name, etc. frei lassen. Beide Seiten bedrucken!
- Es muss klar sein, wer der Veranstalter ist. Dies sollte möglichst keine Privatperson sein, sondern der Raumsponsor. Denn nur dort liegt die Möglichkeit den Mitarbeitern vor Ort Anweisungen zu geben.
- Eine Idee wäre, dass der Hauptsponsor alle Gelder einsammelt und an die anderen Sponsoren Rechnungen stellt. An den Hauptsponsor werden alle Rechnungen gestellt. Ein zentraler Geldpool ermöglicht kurzfristige Kaufentscheidungen (z.B. Wein für die Party).
- Fasse als Organisator niemals(!) Geld selbst an! Rechnungen gehen direkt an die Sponsoren bzw. unter den Sponsoren.
- Desk mit Liste wer wann Empfang macht hat gut funktioniert.
- Es ist wünschenswert, dass für Gäste aus dem Ausland Sessions und Diskussion in Englisch gehalten werden.
- Level und Name auf dem Session-Zettel angeben hilft bei der Übersichtlichkeit. Session-Verantwortlichen suchen, der für diese Informationen auf den Zetteln sorgt und die Sachen auch in ein Wiki übernimmt.
- Miete bzw. Einkauf von Dienstleistungen ist manchmal ebenso teuer wie das Equipment zu kaufen. Daher wurden hier Kaffeemaschinen gekauft, die auch für andere BarCamps gekauft wurden.
- Kalkuliere 20-30% No-Show-Rate und unterkalkuliere Essen und Getränke etwas. Ist ggf. stark von Wetter oder ähnlichem abhängig.
- Die meisten Personen haben sich für FR-SO angemeldet, ein weiterer großer Teil für SA/SO. Das war auch so.
- Pressearbeit ist eine lokale Geschichte, in der Stadt. Selbst bei regionalen Medien ist es extrem schwer da reinzukommen. Versuche lokale Pressemenschen und nicht nur IT-Spezialisten von der Presse ins Boot zu holen. Die Story ist, dass es eine "seltsame Veranstaltung von seltsamen Menschen" gibt. Nicht, dass es das erste mal in der Region stattfindet. Versuche zusätzliche gute eine gute Story zu finden und kommuniziere diese. Mache klassische Pressemitteilungen.
- Idee: Mache eine spezielle Diskussion zu einem regionalen Thema. Lade dazu gezielt die Presse ein.
- Sprich die Presse etwa 3 Monate vor dem BarCamp an. Lasse dies eine Person machen, die sich damit auskennt.
- Mache eine klassische Pressemitteilung am Sonntag am frühen Nachmittag, die über Teilnehmer etc. berichtet.
- Idee: offizielle/Bürgermeister für eine kurze Ansprache einladen.
Geschrieben von Jan Theofel am 1.06.2008 um 17:32 Uhr | Permalink
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