Session: Getting Things Done Einstieg
Dump der Oliver Gassner Session zu Getting Things Done
Nach dem Buch von David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity
Problem beim Tages-/Wochenplan: Chef kommt rein / Telefonat kommt rein und die Planung kann man den Hasen geben. Daher: "Agil" reagieren. Dabei wichtig: Nichts vergessen, eiliges muss dennoch heute erledigt werden. Vergleich Uhr: Eilig erledigen vs. Kompass: richtige Richtung gehen.
Wir gehen davon aus, dass die ToDo-Liste länger ist als die Möglichkeit diese abzuarbeiten.
Unser Leben ist bestimmt von Zeug, also Dingen, die "im Weg liegen" und weggeschafft/erledigt werden müssen. Dieses Zeug muss an möglichst wenig Orten (Eingangskörben) versammelt werden. Sonst werde ich vom Taskmangmentsystem frustriert und schaue dann dort nicht mehr rein. Diese Eingangskörbe in Phasen einteilen:
1. Phase: Sammeln - Erst mal alles Sammeln auch wenn es Tage dauert und die Inbox sprengt. :-) Auch Dinge, die ich im Kopf habe. Dort entsteht der Stress, wenn sich diese Dinge in den Sinn drängen, was überfällig ist. Also dort "leeren", damit diese Dinge nicht meinen aktuellen Kontext drängen, weil diese Dinge aus dem Gehirn heraus in ein vertrauenswürdiges (wichtig!) System gegeben wurden. Hier "next Action" eintragen, also nicht "Auftrag Müller" sonderen "Konzept Autrag Müller verfassen". Wirklich die nächste physikalische Handlung zum Ziel angeben!
2. Phase: Sortieren in Kontext ("zu Hause", "beim Einkaufen", "nur online", "im Urlaub", "mit Telefon", ...) also wo/wann muss ich das machen?Listen werden später an diesem Ort verarbeitet.
3. Phase: Sortieren nach folgendem Schema:
"R Reference" wenn ich es noch brauche falls es nachschlagen will / quasi eine Art Wissensdatenbank
"SM Someday Maybe" wenn es irgenwann passiert (z.B. Geschäftsideen, die man irgendwann mal realisieren will)
"Tickler File" also Wiedervorlage für alles was zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss
-> Der Rest ist Müll
Dabei unbedingt beachten: Dauert es 2 MInuten oder weniger: Sofort erledigen (wenn Ort und Zeit stimmen) statt es in das System einzupflegen. Der Pflegeaufwand würde länger dauern.
Wenn es längert dauert: Kontextbezug herstellen und auf doe Liste. Projekt ist alles, was mehr als einen Schritt erfordert und kommt auf die Projektliste. In dieser Liste muss pro Projekt nur die next action bekannt sein (reine Lehre, Oliver erfass alle bekannten folgenden Aktionen).
Auf die Waiting-For Liste kommt alles was man deligiert hat und wo man auf andere gerade wartet.
Nach diesem Sammeln und Organisieren kommt das Machen und danach ganz wichtig(!) der Review! Sonst bringt alles nix.
Doing: Sortieren wie folgt: 1. Nicht zuerst nach Priorität sondern nach dem passenden Kontext. 2. Habe ich die ausreichende Zeit jetzt dazu? 3. Habe ich die ausreichende Energie? (Wann bin ich produktiv dafür?) 4. Erst jetzt frage ich nach der Priorität.
Noch mal eine Listenübersicht:
- Kontext (Home, Office, Online, Phone, Besorgungen)
- Waiting for Liste
- Projektliste
- Someday/Maybe Liste
- Alle unterliegen dem Review
Es gibt GtD-Plugfins für: GMail, Outlook (bäh!), Treo/Palm, etc. "Jeden Tag kommen drei neue raus." Vorsicht: Nicht jede Woche ein neues System ausprobieren!!!
Weiterhin gibt es eine PDF-Datei von Allen wie er es auf seinem Palm organisiert hat, ist aber übertragbar. (Oliver: Link?)
Projektmanagment in diesem Zusammenhang:
1. Ziel und Grundsätze definieren
2. Postiv möglichstes Ergebnis vorstellen
3. Brainstorming: Was brauche ich für diese Ergebnis? Was brauche ich für dieses Ziel?
4. Organisieren: Was brauche ich wann?
5. Next Action Definieren
6. Review und weiter wieder mit 4.
Allen: "Das funktioniert verlässlich." Ist der größte positive Effekt, den ich in einer Firma erreichen kann.
Morgen gibt es eine Folgesesseion zu Details.
Geschrieben von Jan Theofel am 18.08.2007 um 13:35 Uhr | Permalink
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