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YuKoN-Challenge #1: Leere Mailboxen

Nachdem ich nun ausführlich über die YuKoN-Methode und erfolgreiche Gewohnheiten geschrieben habe, geht es nun ans Eingemachte: Die erste Challenge steht an.

Wie bereits gegenüber TENO bzw. Jörg geschildert, habe ich es mir zum Ziel gesetzt, alle meine E-Mail-Konten komplett abzuarbeiten und sie danach leer zu halten. Anders ausgedrückt: Alle alten E-Mails werden nach und nach abgearbeitet während neue sofort erledigt werden.

Dazu erst mal ein Blick auf mein tägliches Mailvolumen. Im Büro bearbeite ich pro Tag 200 Mails oder mehr. Das sind größtenteils Statusmeldungen von Anwendungen und Servern, aber natürlich auch viele Kundenmails und Antworten von Mitarbeitern, die ich per Kopie zur Kenntnis erhalte. Das SPAM-Aufkommen liegt dank unserer eigenen SPAM-Schutz-Filter bei maximal einer Mail pro Tag. Dazu kommt die Postmaster/Abuse-Mailbox die aus technischen Gründen nicht mit einem SPAM-Schutz versehen werden kann. Hier sind daher zwischen 50 und 500 SPAM-Mails pro Tag zu bearbeiten, die ich an unsere SPAM-Filter weiterleite, um diese zu trainieren. Bleiben noch weiter etwa 50 Mails am Tag in meiner privaten Mailbox, die teils auch geschäftlicher Natur sind. Dazu kommen alle ausgehenden Mails, die wieder in meiner Inbox landen um von dort wegsortiert zu werden. Das will also alles jeden Tag bearbeitet werden.

Aktuell befinden sich insgesamt 9637 zu bearbeitende Mails in meinen Mailboxen. Der größte Teil davon ist privat in Form einen altes, unsortiertes Archiv. Und fast alles muss „nur“ sortiert werden. Dies umfasst auch Mails in Xing, Facebook, etc. weil ich hier die Mailbenachrichtigung erst dann lösche, wenn die Nachricht in der Plattform beantwortet ist.

Die Challenge soll dabei folgende drei Regeln umfassen:

  1. Reduktion meiner alten Mails um 200 Stück pro Tag durch Ablage und wenn nötig anderweitiger Bearbeitung.
  2. Dabei darf vorgearbeitet werden um mir auch mal einen freien Tag zu gönnen.
  3. Zeitnahes Beantworten neuer E-Mails. Zeitnah ist dabei maximal der übernächste Werktag.

Gewertet wird zum Ende der Arbeit auf der jeweiligen Mailbox. Lese ich diese Abends zum letzten Mal um 22:00 Uhr sind E-Mails die danach eingehen dem Folgetag zugehörig. Sprich ich zähle, wenn ich das letzte Mal für den Tag E-Mails lese. Das kann durchaus auch mal nach Mitternacht sein und zählt dann zum Vortag.

Halte ich das drei Wochen durch hat sich die Anzahl der alten Mails schon mal halbiert und es sollten keine neuen dazugekommen sein. Danach sollte sich dann der Rest der Mails auch recht schnell in Wohlgefallen auflösen. Bei zwischenzeitlichen Rückschlägen geht es mit der Planmenge + 200 wieder los.

Und nun brauche ich nur noch den Mailbox-Abnehm-Plan:

Tag 1: 19.2.2009 – 9400 Mails – erreicht 9287
Tag 2: 20.2.2009 – 9200 Mails – erreicht 8946
Tag 3: 21.2.2009 – 9000 Mails – erreicht 8918
Tag 4: 22.2.2009 – 8800 Mails – erreicht 8796
Tag 5: 23.2.2009 – 8600 Mails – erreicht 8527
Tag 6: 24.2.2009 – 8400 Mails – erreicht 8179
Tag 7: 25.2.2009 – 8200 Mails – erreicht 8111
Tag 8: 26.2.2009 – 8000 Mails – erreicht 7995
Tag 9: 27.2.2009 – 7800 Mails – erreicht 7792
Tag 10: 28.2.2009 – 7600 Mails – erreicht 7570
Tag 11: 1.3.2009 – 7400 Mails – erreicht 7376
Tag 12: 1.3.2009 – 7200 Mails – erreicht 7137
Tag 13: 1.3.2009 – 7000 Mails – erreicht 6984
Tag 14: 1.3.2009 – 6800 Mails – erreicht 6719
Tag 15: 1.3.2009 – 6600 Mails – erreicht 6515
Tag 16: 1.3.2009 – 6400 Mails – erreicht 5838
Tag 17: 2.3.2009 – 6200 Mails – erreicht 5847
Tag 18: 3.3.2009 – 6000 Mails – erreicht 5860
Tag 19: 4.3.2009 – 5800 Mails – erreicht 5787
Tag 20: 4.3.2009 – 5600 Mails – erreicht 5590
Tag 21: 4.3.2009 – 5400 Mails – erreicht 5388

12 Kommentare

  1. eo

    Na dann bin ich ja mal gespannt, ob ich auf meine alten Mails mal endlich eine Antwort bekomme. Seither hat man manchmal das Gefühl gehabt, dass nicht nur die Spammails auf Spam laufen, sondern auch die normalen Mails…. *g*

    Und das mit der Selbstdisziplin klappt eigentlich ganz gut, vorausgesetzt man hat genügend Druck…. 🙂

  2. mut_78

    Da ich das gleiche „Problem“ habe, hat mich das jetzt echt mal inspiriert es genauso zu machen…Danke!

  3. @eo: Ja, die wirst du bekommen. Zumindest solange da noch Antworten ausstehen und wir das nicht schon üer Telefon etc. geklärt haben.

    @mut_78: Auch mit YuKoN-Armband/-Methode oder „nur“ mit vergleichbarem Staffelplan?

  4. Hm, an sich ist ja dann nach 21 noch kaum was getan.

    An sich wäre es fairer zu sagen: OK, alle reinen Statusmails von Xing, Facebook etc, wirft man in eine ‚DMZ‘ (demilitarisierte Zone). Nur was was einer Antwort bedarf (Direktmails, Kontaktanfragen) bleibt ‚drin‘.

    Wenn ich Mail-Putzen gehe dann stele ich immer wieder fest dass man einge Automatikmails getrost ‚Endlagern‘ kann.

    Ach ja, meine Inbox hat aktuell 1 unread (TK-Daten für Ascher-Donnerstag).

    Diverse andere Ordner mit ’neue Messages in Xing Foren‘ oder ’neue Follower bei …‘ sehen anders aus, aber die müssen auch gar nicht unbedingt abgearbeitet werden, da ich die Follower anders sichte.

    Anders gesagt: Mn kann auch von Socvial Networks generierte Mail nochmal automatisch nachsortieren lassen 😉

  5. Die von dir angesprochenen Statusmails machen in den Mailboxen einen verschwindend geringen Anteil aus. Vielleicht sind es noch 500, aber vermutlich eher weniger.

    Da ich nur solche sozialen Netze pflege, in denen ich auch aktiv bin, blieben dieses bislang meistens nicht mehr als ein paar Tage liegen und wurden dann von mir gelöscht oder bearbeitet.

    Beispiel: Bei Twitter schaue ich z.B. Leute die mir followen an. Erscheinen mir ihre Tweets interessant werden sie abonniert. Wenn nicht eben nicht. Nach der Entscheidung wird die E-Mail gelöscht. Genau eineliegen dabei länger als eine Woche zurück, der Rest ist schon lange bearbeitet.

  6. Ehrgeiziges Ziel! Dazu zwei Fragen:

    1. Nutzt du GTD-Kontextlisten oder versuchst du, wirklich jede Mail zu lösen, egal, wie lange das dauert?

    2. Hast du ein Konzept, wie du solche Ansammlungen zukünftig vermeiden kannst?

  7. Ich nutze kein GTD. Was wir einsetzen ist Dywork, eine selbstgeschriebene Verwaltungssoftware.

    Generell versuche ich jede E-Mail zu bearbeiten. In vielen Fällen ist das einfach nur ein reines Ablegen, weil der Vorgang schon lange abgeschlossen ist. Oftmals ist es aber auch das Verfassen einer Antwort und ggf. Anlage eines ToDos in oben genanntem System.

    Natürlich besteht die Gefahr, dass man am Anfang versucht die reinen Ablagegeschichten durchzuführen. Aber das bedeutet, dass die Challenge gegen Ende immer schwerer wird.

    Regel 3 soll solche Ansammlungen zukünftig erst gar nicht entstehen lassen.

  8. Oh oh, solche Sammlungen entstehen nur, wenn man nicht täglich was dagegen tut.
    Ich mache es seit Jahr und Tag so, dass ich am Freitag nix mehr als „unread“ hab. Bisher klappt das ganz gut. Mein 2008er Archiv an Mails der Inbox hat 0.8 GigaByte. Das sollten k.A. wieviel Mails sein 😉

  9. hm. prinzipiell super ansatz, aber was ich jedes neujahr mache, oder von zeit zu zeit ist: alle emails entweder löschen oder in einen separaten ordner zu geben (damit ich im falle danach suchen kann). mich interessieren die emails von vor 2 monaten oder so sowieso nicht.

    wichtige dinge werden zumeist ja sowieso gleich erledigt, oder der-/diejenige (ich weiß nicht so fein) meldet sich wieder.

  10. @Hans-Peter:Über so eine etwas radikalere Methode hatte ich in der Tat auch nachgedacht. Aber was für mich gegen den Ansatz, alles einfach in einer Archiv-Box zu verschieben, spricht sind zwei Gründe:

    1. Einige Anragen sind tatsächlich auch nach zwei Monaten noch interessant. Beispielsweise Anfragen von Firmen, die mir Produkte zum Testen zur Verfügung stellen oder hier Werbung buchen wollen.

    2. Wenn ein Teil von Projekt- bzw. Kundenmails im Archiv-Ordner liegt und ein Teil da wo er hingehört, leidet die Übersichtlichkeit. Daher sortiere ich das Zeug lieber da hin, wo es hingehört.

  11. hm okay, da stimme ich dir zu. dafür verwende ich immer automatische filterregeln um spreu vom weizen zu trennen. 🙂

  12. mut_78

    Sorry, war so mit Mails aufräumen beschäftigt..bin nicht zum Antworten gekommen. Ne, nicht die YuKoN Methode…einfach „nur“ entmüllen und reorganisieren…war auch ziemlich gut: halte jetzt schon ne Weile konstant die 150-200 Mails direkt im Posteingang…wie es in den anderen Ordnern aussieht ist ein anderes Thema 🙂

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