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Schneller Schreiben dank Textbausteinen

Textbausteine per PhraseExpress ersetzenSeit einiger Zeit setze ich die Textbaustein-Software PhraseExpress ein. Diese will ich euch heute vorstellen, denn sie optimiert deinen Arbeitsprozess erheblich. Es handelt sich um ein Textbaustein-Tool, mit dem ihr beliebige Tastatureingaben durch komplexe Textblöcke ersetzen lassen könnt. Damit könnt ihr beispielsweise sicherstellen, dass ihr wichtige Kontaktinformationen immer korrekt schreibt, in wenigen Minuten hunderte wirklich persönliche aber gleichartige E-Mails versenden oder eure Antworten auf typische Anfragen schneller „eingeben“. Das erspart euch im Alltag unglaublich viel Zeit. Und das geht so:

Zunächst brauchst du eine Lizenz von PhraseExpress. Ich empfehle dir die Pro-Lizenz (aktuell 99 Euro inklusive einem Jahr Maintenance), die alle wichtigen Funktionen für das Business enthält. Für Mac-Anwender: Ihr könnt Typinator mit vergleichbarer Funktionsweise unter Mac nutzen: http://www.ergonis.com/products/typinator/

Nach der Installation kannst du nun beliebige Textbausteine definieren. Beispielsweise kannst du jede Eingabe von .beispiel (das nennt sich Autotext) durch Dies ist ein Beispieltext. ersetzen lassen. Und zwar in allen Anwendungen die eine Texteingabe zulassen.

Tipps zur Anlage der Textbausteine:

  1. Beginnt alle „Autotexte“ (das ist der Text den ihr eingebt um die Ersetzung auszulösen) mit einem einheitlichen Zeichen. Der Punkt hat sich dafür bewährt, weil auf einen Punkt typischerweise nie andere Zeichen außer einem Leerzeichen folgen.
    Beispiel: .beispiel
  2. Du kannst definieren ob der Autotext sofort nach Eingabe oder erst nach einem weiteren Leerzeichen ersetzt werden soll. Ich nutze immer das sofortige Ersetzen.
  3. Die meisten meiner Textbausteine lege ich immer in einer Sie- und in einer Du-Form ab. Dadurch kann ich beide Personenkreise leichter ansprechen. Dazu stelle ich ans Ende des Autotexts ein „d“ oder ein „s“.
    Beispiel: .beispield und .beispiels
  4. Zusätzlich hat es Sinn, die Textbausteine logisch zu gruppieren um Überscheidungen bei der Vergabe der Autotexte zu vermeiden. Also etwas alle Autotexte mit Bezug zum LifeWorkCamp (siehe Anwendungsbeispiele unten) mit „.lwc“ zu beginnen.
    Beispiel: .lwceinladungd oder .lwceinladungs

Anwendungsbeispiele

  1. Legt für häufig verwendete Eingaben wie Rufnummern, E-Mails, IP-Adressen oder Affiliate-Links auch Ersetzungen an. Das spart zwar keine Zeit, vermeidet aber unnötige Tippfehler und sorgt für eine reibungsfreiere Kommunikation. Beispiele:
    .handy für eure Handynummer
    .mail für eure E-Mail-Adresse
    .ip für die IP-Adresse eines Servers
    .affiliate für oft persönlich weiterempfohlene Affiliate-Links
  2. Oft antworte ich auf bestimmte Anfragen mit einem gleichlautenden Text. Etwa wenn ich auf Xing eine Anfrage einer mir unbekannten Person bekomme. Hierfür lege ich beispielsweise .xinganfrage an, die dann eine Standardantwort darstellt. (In diesem Fall ohne „s“ für „Sie“ am Ende, da ich ohnehin alle anfragenden Personen sieze.)
  3. Ihr wollt eine größere Menge gleichartiger aber persönlicher E-Mails versenden? Beispielsweise Einladungen zu einer Veranstaltung, Geburtstagsgrüße, Nachfassen nach einem Kennenlernen bei einem Netzwerktreffen und so weiter. Legt einfach für jede dieser E-Mails einen Textbaustein an – hier empfehle ich wieder die „Sie“- und „Du“-Form gleichermaßen anzulegen. Wenn der Text automatisch eingesetzt wurde, könnt ihr im Anschluss das Persönliche dazu schreiben – etwa warum ein Event für diese Person besonders spannend ist. Beispiele:
    Für meine Geburtstagsgrüße verwende ich .hbd und .hbs als Kürzel für Happy birthday Du bzw. Sie.
    Für eine Einladung zum LifeWorkcamp verwende ich: .lwceinladungd oder .lwceinladungs
    Wenn ich aktuell nur auf ein Event einlade, so verwende ich um es noch schneller zu machen nur noch .du und .sie.

Zusatztipps für E-Mails oder Formulare mit Betreff und Nachrichtenfeld

  1. PhraseExpress beherrscht die Eingabe von Sonderzeichen. Dadurch könnt ihr die zunächst den Betreff eingeben und dann mit einem ENTER oder TAB in das Textfeld springen, dass die Nachricht enthält und dort geht der gleiche Textbaustein weiter.
    Achtung Fallen und zugehörige Lösungen:
    Im Anschluss an das RETURN füge ich meistens noch zweimal die Sondertaste „Pfeil nach oben“ ein, weil der Cursor bei mir oft in die Signatur springt und der Textbaustein dort weiterschreiben würde.
    Im Mailprogramm können es auch mal zwei Tabs sein um vom Betreff zum Nachrichtenfeld zu gelangen. Das kannst du ebenfalls eingeben. Aber: Wenn du vor der Nutzung des Textbausteins weitere Felder (etwas ein BCC) einblendest oder Anlagen beifügst, landest du mit der TAB-Taste oft dort. Also immer erst den Textbaustein eingeben und dann Anlagen und weitere Angaben hinzufügen!
  2. Weiterhin könnt ihr Eingaben vom Anwender abfragen und diese direkt beim Ersetzen einfügen. Das ist ideal geeignet um Anreden, Firmenname und Co immer mit abzufragen. So umgeht ihr das typische Copy’n’Paste-Problem das ihr vergesst die Anrede oder einen anderen Platzhalter auszutauschen.
  3. Ihr könnt auch formatierte Textbausteine hinterlegen. Das funktioniert beispielsweise mit Outlook ganz wunderbar, so dass hier nicht nur unformatierte E-Mails versendet werden.

Ein Beispiel für solch eine E-Mail wäre ein einfacher Geburtstagsgruß:

Alles Gute zum Geburtstag!{#ENTER}{#UP}{#UP}

{#input -head Anrede -def Lieber -single}

ich wünsche dir alles Gute zum Geburtstag!
[...]

Alles Gute
Jan

Abschließender Tipp: PhraseExpress ist sehr mächtig. Versucht nicht alles auf einmal zu nutzen. Steigt zum Beginn mit einfachen oder formatierten Textbausteinen ein. Wenn ihr diese routiniert einsetzt, prüft den Einsatz von Makros und erweiterten Möglichkeiten für euch. Ich nutze es jetzt seit zwei Jahren und nutze selbst erst einen Bruchteil der Funktionen.

Wenn du PhraseExpress oder vergleichbare Tools einsetzt: Hinterlasse bitte in den Kommentaren noch weitere Anwendungsbeispiele. Ich würde mich über Tipps freuen, wo man solche Tools ebenfalls zeitsparend einsetzen kann!

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