Outlook 365: E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen

Seit einiger Zeit versuche ich meine Produktivität zu erhöhen. Einer der Schlüssel dazu ist weniger Ablenkung in Outlook, einer meiner meistgenutzen Anwendungen. Denn wer viel mit Mails kommuniziert wird das Problem kennen: Kaum ist man im Mailprogramm um ein paar Mails an Kunden zu senden oder solche von ihnen zu beantworten, ruft das Mailprogramm automatisch neue Mails ab. Da ist Ablenkung vorprogrammiert – selbst wenn man alle Benachrichtigungen für neue E-Mails deaktiviert hat.

Mein Lösungsweg:
Ich will nur zu bestimmten Zeiten (bei mir aktuell 7:00 Uhr, 12:00 Uhr, 16:00 Uhr und 19:00 Uhr) Mails abrufen und in meinen Outlook-Posteingang bekommen. Ziel ist es diese dann zu ungefähr diesen Zeiten auf einen Rutsch zu bearbeiten und so dem Prinzip „Zero Inbox“ ein gutes Stück näher zu kommen.

Mit dieser kleinen Anleitung zeige ich dir, wie ich das Problem in Outlook 365 gelöst habe. Denn ich habe dazu keine funktionierende Anleitung gefunden. Alles was du dazu brauchst ist im Office 365 Paket von Microsoft bereits enthalten – weitere Addins oder Helfer benötigst du nicht. Es setzt allerdings voraus, dass du deine Mails auch über den Maildienst von Office 365 laufen lässt. Ich erkläre dir außerdem, warum andere Strategien mir nicht zielführend erschienen. Hier kommt also meine Lösung für ein „snooze Inbox“.

Mir bekannte Tools für die Pause in der Outlook-Inbox:

Bei meiner Lösungssuche habe ich zunächst „Boomerang“ (inboxpause.com) ausprobiert. Das erschien mir ziemlich fehleranfällig und war bei mir nicht zum Laufen zu bewegen. Auch erschienen mir das Handling unlogisch und ich musste für das Plugin ziemlich viel Rechte einräumen. Also habe ich es nach kurzer Zeit wieder gelöscht.

Vor Monaten fand ich schon mal ein Tool, dass das Problem in der Firewall des Systems löst: Die Ports zum Abrufen von E-Mails werden nur zu bestimmten Zeitfenstern geöffnet. Und ich fand einige Hinweise, dass man den Exchange-Server im Office 365 Paket ebenfalls so konfigurieren kann, dass Mails nur zu festen Uhrzeiten zugestellt werden. Beides hat aber einen entscheidenden Haken: Ich muss manuell sehr tief eingreifen, damit ich außerhalb dieser Zeiten doch mal auf eine Mail zugreifen kann – wenn ich das wirklich muss. Denn ich denke auch du kennst diese Telefonate, wo jemand sagt: „Ich schicke dir das mal schnell per E-Mail rüber.“ Und genau dann brauchst du einen Workaround um die E-Mail doch abrufen zu können.

Die Einstellungen von Outlook selbst lassen nur den Abruf alle „x Minuten“ zu. Das war für mich nicht zielführend, weil ich feste Zeiten haben will – unabhängig davon, wann ich das erste Mal Outlook starte. Außerdem scheint die Funktion nur für POP3- und IMAP-Konten zu greifen und hat in meinem Settings nichts bewirkt. Auch der Offline-Modus hilft nicht, weil ich ja weiter Mails versenden können will.

Mein Lösungsweg in Outlook 365:

Vorab: Wichtig ist, dass du deine Mails über Office 365 laufen lässt. Sonst musst du diesen Lösungsweg vermutlich ein bisschen adaptieren. Konkret heißt das in meinem Fall, dass alle Mails für die Domains theofel.de und theofel.com über die Mailserver von Microsoft laufen.

1.  Zunächst legst du in dem betroffenen Konto einen neuen Ordner an. Ich habe diesen „InboxWait“ genannt. Nimm einen sprechenden Namen und sortiere ihn an einer Stelle ein, die du nicht immer im Blick hast. Zum Test lege bitte einen weiteren Ordner an, etwa „InboxTest“.
2. Lege eine Regel an, die alle eingehenden E-Mails in diesen Ordner verschiebt. Wenn sinnvoll definiere weitere Ausnahmen von dieser Regel, was doch in den normalen Posteingang flattern soll. Bei mir sind das beispielsweise Benachrichtigungen über angenommene Anrufe meines Telefonservices.
3. Nun loggst du dich unter office.com in deine Office-365-Konsole ein. Dort wählst du das Tool „Flow“. Damit kannst du Vorgänge zwischen Produkten der Microsoft-Familie aber auch vielen Drittanbietern wie Trello, Slack und Co automatisieren. In deinem Office-365-Paket ist ein kleines Flow-Paket mit dabei, dass für diese Nutzung völlig ausreichend ist. Vorausgesetzt du lässt den Flow nur alle paar Stunden laufen. (Ich habe mir die Oberfläche von Flow auf Englisch eingestellt, weil ich das besser verständlich finde. Die folgenden Screenshots zeigen daher immer englische Screens.)
4. Lege einen neuen Flow an.
5. Wähle als Trigger (den Startpunkt für einen neuen Flow) wählst du „Recurrance“ (in der deutschen Oberfläche heißt es meine ich „Wiederholungen“) und stelle diesen auf tägliche Ausführung. In den erweiterten Optionen stellst du die gewünschten Uhrzeiten ein. Das sieht dann etwa so aus:
   
6. Als nächsten Schritt fügst du die Aktion „Get emails“ (deutsch „E-Mails abrufen“) ein. In den weiteren Einstellungen wählst du den Ordner „InboxTest“ (später dann „InboxWait“ nach der Testphase) und wählst aus, dass alle E-Mails (nicht nur die neuen) und alle Anhänge mit abgerufen werden sollen. Stelle das Limit von 10 hoch. Ich nutze 20 – das reicht bei mir normal. Das Maximum ist 25. Solltest du mehr E-Mails als 25 pro Zustellungsrunde bekommen, musst du noch mal eine größere Schleife um deinen Flow drum herum bauen. Hier meine Einstellungen für diesen Schritt:
   
7. Abschließend musst du nur noch definieren, was mit den E-Mails geschehen soll. Dazu legst du zunächst eine Foreach-Schleife an, die für alle zuvor gefundenen Objekte durchgeführt wird. Wähle dort als Typ unter „Add dynamic content“ aus dem vorherigen Schritt „Body“ aus. Nun fügst du in der Schleife noch die Aktion „Move mail“ (auf Deutsch „E-Mail verschieben“) ein. Wähle bei der Nachrichten-ID wieder über „Add dynamic content“ den Wert „Message ID“. Diesen siehst du in der Liste jedoch erst, wenn du rechts oberhalb der Auswahl auf „see more“ klickst. Und abschließend brauchst du nur noch dienen Zielordner anzugeben, was natürlich der normale „Posteingang“ ist. Fertig ist der Flow:
   

So einfach kann also ein leerer Posteingang und störunsgfreies Arbeiten unter Outlook 365 sein…