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Persönliche Gedanken und Geschichten von Jan Theofel

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Barcamp Stuttgart 2011 aus Orga-Sicht

Inzwischen sind zahlreiche Blogposts über das Barcamp Stuttgart 2011 geschrieben worden. Ich möchte eure Artikeln um einen aus Orga-Sicht ergänzen. Denn verständlicher Weise habe ich noch ein paar "interne Betrachtungen", die ich im Sinn einer offen Kommunikation auch mit euch teilen möchte.

Vorabendparty am Freitag Abend

Tisch bei der Vorabendparty

Ich möchte mit dem eher unerfreulichen Teil des Rücklick beginnen: Der Vorabendparty im Steigenberger Graf Zeppelin. Die Location selbst ist natürlich sehr schön, der Service war nicht zu beanstanden und das Essen war qualitativ echt gut.

Allerdings war das Angebot aus meiner Sicht ziemlich missverständlich, da man mir hier als das von mir angefragte Abendessen einen Imbiss angeboten hat. Das das bedeutet, dass hier acht kleine Häppchen pro Person gereicht werden. Das war für mich aus dem Angebot leider nicht ersichtlich. Ich kann mir auch bei den Größen schwer vorstellen, dass man davon satt wird, aber bei anderen Veranstaltungen soll das wohl der Fall sein. Das führte dazu, dass am Schluss trotz Nachbestellung, die extra gekostet hat, trotzdem etwa 50 Leute nicht satt geworden sind. Bestellt war Essen für 70 Personen.

Es gab zwar ein kleines Entgegenkommen seitens des Hotels, aber dafür, dass man dort selbst ein Missverständniss eingeräumt hat, bei weitem nicht so, wie ich das normal erwarten würde. Was ich hier auf meine Kappe nehmen muss: Hätte ich mich rechtzeitig um eine Location gekümmert, wären wir anderweitig und geeigneter untergekommen. Ebenso war ich auf einem ziemlichen Ego-Trip, als ich euch dabei nicht um Unterstützung gefragt habe. Lession learned: Ich muss viel frühzeitiger nach einer geeigneten Location suchen. Das ist jetzt schon für 2012 am Laufen.

Ärgerlich ist auch, dass von den zum Zeitpunkt der Bestellung angemeldeten 100 Personen am Schluss nur knapp 60 Personen erschienen sind. Einige von euch hatten sich zwar noch abgemeldet, aber so kurzfristig kann das bei Catering leider nicht mehr berücksichtigt werden. Zusammen mit der geringen Essensmengen hat es dann irgendwie wieder gepasst. Aber normal hätte ich hier für 40 Personen Essen vorgesehen. Je 25 Euro macht das eine Vorkasseleistung von mir persönlich von 1000 Euro. Klar hatte ich eine gewisse No-Show-Rate eingerechnet, aber keine so deutliche. Lesson learned: Sollte unsere nächste Vorabendlocation wieder mit Kosten pro Teilnehmer verbunden sein, werden vorab Tickets verkauft, so dass die Teilnehmerzahl klar und die Finanzierung sichergestellt ist. Besser wäre natürlich A-la-Carte-Bestellungen und eure direkte Abrechnung mit der Location. In beiden Fällen würdet ihr dann auch eine Quittung bekommen.

Location: MFG und Literaturhaus

MFG und Literaturhaus
Foto Eric Späte CC-BY 2.0

Bei der MFG und dem Literaturhaus habe ich mich dieses Jahr wieder sehr wohl gefühlt. Die Location ist einfach schön, bildet mit dem historischen Gebäude einen guten Kontrast zu unseren Themen und ist sehr zentral gelegen. Einzig der Umstand, dass alles doch recht eng ist, ist ein negativer Punkt. Auf der anderen Seite: Lieber kuschelig, als sich in riesigen Räumen zu "verlieren".

Auch die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der MFG, insbesondere Uli, und Frau Hoffmann vom Literaturhaus war wieder sehr gut. Inzwischen sind wir einfach ein eingespieltes Team und es macht Spaß, wenn alles so gut zusammen passt. Danke dafür auch an dieser Stelle!

Für das kommende Barcamp Stuttgart 2012 habe ich aus diesem Grund bereits wieder eine Option im Literaturhaus. Uli hat bereits mit mir gesprochen, wie wir vielleicht etwas mehr Raum schaffen können. Parallel bin ich noch im Gespräch mit einer anderen deutlich größeren Location, so dass wir wesentlich mehr Teilnehmer zulassen könnten. Dabei wäre dann die Frage, ob das überhaupt sinnvoll ist.

Catering von Esskultur

Frühstücksbuffet

Wie in den letzten Jahren habe ich mit dem Catering wieder Esskultur beauftragt. Wie gewohnt haben wir hier zu einem sehr guten Preis ein wirklich gutes Catering bekommen. Und auch die Dienstleistungen "drum herum" waren wieder perfekt. Ich danke Jens und seinem Team für dieses sehr gute und zuverlässige Zusammenarbeit!

In diesem Jahr habe ich dabei auch das Kaffeekochen an die Mitarbeiter von Jens übertragen, was aus meiner Sicht eine sinnvolle Entscheidung war. So musste niemand von euch sich um das Kaffeekochen kümmern und soweit ich mitbekommen habe, war immer genügend da. Für mich hatte das zusätzlich den Vorteil, dass ich mich nicht mehr um den An- und Abtransport der Kaffeemaschinen von Sonntagmorgen kümmern musste. So kam dann auch dieses Jahr Greep Cup Coffee als Sponsor zum Zug.

Lesson learned: Für nächstes Jahr schaue ich, dass wir einen direkten Getränkesponsor bekommen und mehr Getränke ordern, da es dieses Jahr stellenweise doch etwas knapp war.

Finanzierung

MFG
Coca Cola
Hauptsponsoren 2011

Insgesamt sind die Kosten der Finanzierung im Vergleich zu den Vorjahren weiter gestiegen. Ich will da nächstes Jahr - vor allem mit der Vorabendlocation - schauen, dass ich auf die Kostenbremse trete. Dank dem Engagement der zahlreichen Sponsoren wird ein Gesamtbudget von über 13.500 Euro abgedeckt. Dabei haben die MFG als Locationsponsor und Coca Cola als größter Finanzsponsor die größten Beiträge geleistet und sind von mir daher als "Hauptsponsoren" aufgeführt worden.

Positiv ist mein Fazit zu den Fördertickets: Ihr habt insgesamt 36 Fördertickets zu 20 Euro und 10 Fördertickets zu 50 Euro erworben. Das bedeutet, dass etwa jeder vierte Teilnehmer auch durch ein Förderticket zum finanziellen Gelingen des Barcamp Stuttgart 2011 beigetragen hat. Die Kritik, dass man auch andere Beträge beitragen können sollte, nehme ich gerne auf. Nächstes Jahr werde ich das versuchen noch einfacher abzuwickeln und euch einen frei wählbaren Betrag anbieten.

Hier mal noch ein Chart, wie sich die Sponsoringbeträge verteilen. Der dunkelblaue Bereich oben stellt dabei die Fördertickets dar. Alle anderen Sponsoren nenne ich hier bewusst nicht.

Sponsorenverteilung beim Barcamp Stuttgart 2011

Dem gegenüber stehen noch die Ausgaben, die im wesentlichen für Verpflegung und die Location angefallen sind:

Verteilung der Kosten beim Barcamp Stuttgart 2011

Selbst mit dem etwas unglücklichen Freitag Abend komme bei meiner aktuellen Kalkulation auf einen minimalen Überschuss von ca. 200 Euro. Das dürfte in etwa meine Fahrtkosten, Druckkosten, etc. decken, die nicht in der Kalkulation enthalten sind.

Presse

In der Stuttgarter Zeitung hatten wir zwei kleine Artikel im Vorfeld und als Nachbesprechung. Diese decken sich etwa mit den Online-Artikeln. Für nächstes Jahr würde ich gerne schauen, dass wir mehr Medienpräsenz bekommen. Wer in diesem Bereich Kontakte hat, darf sich gerne bei mir melden.

Persönliches

Entspannter Jan
Foto Henning Schürig

Ich habe ziemlich häufig von euch gesagt bekommen, dass ich bei all der Organisation einen ziemlich entspannten Eindruck gemacht habe. Und wisst ihr was? Ich war auch ziemlich entspannt. Trotz dem zeitlichen Aufwand habe ich gelernt mir keinen Druck zu machen und entspannt und in Ruhe Probleme dann zu lösen wenn sie auftreten. Das ist ein Punkt, den ich bei meiner Selbstfindung im Rahmen des Projekts Wer bin ich wirklich? gelernt habe.

Parallel habe ich aber auch viel klarer gemerkt, wie viel Spaß mir die Organisation des Barcamp Stuttgart macht. Es ist einfach toll, in so viele glücklichen Gesichter zu schauen. Zusammen mit den Standing Ovations am Schluss, ist das wirklich das schönste Geschenk, dass ihr mir für die Organisation machen könnt.

Durch die entspannte Herangehensweise war es mir dieses Jahr auch möglich viel mehr Sessions als in den Vorjahren zu besuchen und dazwischen viele interessante Gespräche mit euch führen zu können.

Dank meiner neuen Arbeitssituation habe ich auch sicher Zeit, so dass ich die Organisation 2012 auf jeden Fall wieder übernehmen werde!

Dank

An dieser Stelle möchte ich aber auch noch ein dickes DANKE! verteilen:

  1. An Uli für die gute Zusammenarbeit mit der MFG!
  2. An alle Sponsoren: MFG, Coca Cola, ICTjob, eQuadriga, Coworking Stuttgart, MOSAIQ MEDIA, dmc digital media center, Küchenatlas, Diem & Partner, Netformic, Lightwerk, Kurvenkönig, aexea, flinc, TechSmith, Mixxt, Esskultur, MyMüsli, green cup coffee
  3. An Jens und sein Team von Esskultur
  4. An alle fleißigen Helfer, insbesondere Sebastian und Hubert, die mir beim Aufbau besonders viel geholfen haben.
  5. An alle, die ein Förderticket gekauft habe!

Fazit

Bis auf den Freitag Abend und einige Kleinigkeiten, denke ich, dass wir ein ganz ordentliches Barcamp hatten. Besim hat es in seinem Blogpost als ein "Highlight der deutschen Barcamp-Szene" bezeichnet. Dem kann ich nur schwer noch etwas hinzufügen.

Für nächstes Jahr werde ich die guten Elemente beibehalten und die verbesserungswürdigen Kleinigkeiten in Angriff nehmen. Dazu soll es ein paar ganz besondere Highlights am Freitag als Vorevents geben.

Ausblick 2012

Daher: SAVE THE DATE! Das Barcamp Stuttgart 2012 wird vom 21.-23.9.2012 stattfinden. Ich freue mich euch dort zu sehen!

Tags: bcs4

Geschrieben von Jan Theofel am 9.10.2011 um 17:56 Uhr (Permalink)
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1 Kommentare zu »Barcamp Stuttgart 2011 aus Orga-Sicht«

Hi Jan,

Dein Beitrag ist in der Sammlung gelandet, danke ;)+

Und hab auch herzlichen Dank für die persönliche Nennung! Hab ich wieder gerne gemacht und werde ich nächstes Jahr auch gerne wieder machen!

Auf dem Weg ins Klein und Fein am Sonntag abend hatten wir uns ja schon ein wenig über das Barcamp Stuttgart 2012 unterhalten - ich reiss Dir den Kopf ab, wenn Du keine Hilfe annimmst :-p So, war das deutlich genug?

Wegen Vorabendlocation werde ich übernächste Woche auch mal am von angebotenen Ort anfragen, das wäre dann vermutlich kostenfrei als Ausweichmöglichkeit ;)

Bis die Tage
Hubert

1 | Hubert | 9.10.2011 um 18:38

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